ZASADY OCHRONY PRYWATNOŚCI

dla produkcji i realizacji projektów wykonywanych przez The Farm Group S.A.

Informacje ogólne

Niniejszy dokument określa zasady ochrony prywatności oraz przetwarzania danych osobowych w związku z produkcją oraz realizacją projektów (w tym, lecz nie wyłącznie: projektów filmowych, reklamowych, kreatywnych, eventowych, cyfrowych i multimedialnych) realizowanych przez The Farm Group S.A. z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „The Farm Group”).

Spółka przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa danych osobowych, przetwarzając je zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:

  • Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
  • ustawą o ochronie danych osobowych,
  • innymi obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

The Farm Group S.A.
Ligocka 60D, 44-105 Gliwice
NIP 6312631819 | KRS 0000383606 | REGON 241925607

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: support@thefarm51.com.

Zakres przetwarzanych danych

W ramach realizacji projektów Spółka może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

  • dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, wizerunek, pseudonim artystyczny),
  • dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu),
  • dane zawodowe (stanowisko, nazwa firmy, doświadczenie zawodowe),
  • dane zawarte w materiałach produkcyjnych (np. nagrania audio-wideo, fotografie, materiały castingowe),
  • dane zawarte w korespondencji i dokumentacji projektowej,
  • inne dane niezbędne do realizacji konkretnego projektu.

Zakres przetwarzanych danych jest każdorazowo adekwatny, niezbędny i ograniczony do celu realizowanego projektu.

Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w szczególności w celu:

  • realizacji umów i projektów produkcyjnych,
  • organizacji i realizacji planów zdjęciowych, produkcji oraz postprodukcji,
  • komunikacji z klientami, partnerami, twórcami, aktorami, podwykonawcami i współpracownikami,
  • realizacji castingów, prób oraz rekrutacji do projektów,
  • rozliczeń finansowych i księgowych,
  • archiwizacji dokumentacji projektowej,
  • zabezpieczenia roszczeń oraz dochodzenia praw,
  • realizacji obowiązków prawnych ciążących na Spółce,
  • działań promocyjnych i marketingowych (jeżeli wyrażono odrębną zgodę).

Podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą,
  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem,
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny administratora,
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora.

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom współpracującym ze Spółką, w szczególności:

  • klientom i partnerom projektowym,
  • podwykonawcom, ekipom produkcyjnym, agencjom kreatywnym,
  • dostawcom usług IT, archiwizacji i obsługi produkcji,
  • podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i audytowe,
  • organom publicznym – wyłącznie w zakresie wynikającym z przepisów prawa.

Wszystkie podmioty przetwarzające dane działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub innych zgodnych z prawem podstaw.

Przekazywanie danych poza UE

W przypadku konieczności przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Spółka zapewnia stosowanie odpowiednich zabezpieczeń, w tym standardowych klauzul umownych zgodnie z RODO.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są:

  • przez czas trwania projektu,
  • po jego zakończeniu – przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia roszczeń,
  • do momentu cofnięcia zgody – w przypadku przetwarzania na jej podstawie.

Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do:

  • dostępu do danych,
  • ich sprostowania,
  • usunięcia (prawo do bycia zapomnianym),
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Bezpieczeństwo danych

Spółka stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia systemów IT, kontrolę dostępu, procedury wewnętrzne oraz szkolenia personelu.

Wizerunek i materiały produkcyjne

Wykorzystanie wizerunku, głosu oraz innych danych utrwalonych w materiałach produkcyjnych odbywa się na podstawie umów, zgód oraz obowiązujących przepisów prawa autorskiego i ochrony dóbr osobistych.

Zgodność z wymaganiami VRC w zakresie prywatności (VRC.Privacy.1 – VRC.Privacy.4)

Spółka deklaruje zgodność z wymaganiami dotyczącymi ochrony prywatności określonymi jako VRC.Privacy.1 – VRC.Privacy.4, w szczególności:

VRC.Privacy.1 – Transparentność
Dane osobowe są przetwarzane w sposób przejrzysty. Osoby, których dane dotyczą, są informowane o zakresie, celach, podstawie prawnej oraz okresie przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem niniejszego dokumentu, postanowień umownych oraz klauzul informacyjnych.

VRC.Privacy.2 – Minimalizacja danych i ograniczenie celu
Spółka przetwarza wyłącznie takie dane osobowe, które są niezbędne i proporcjonalne do realizacji danej produkcji lub projektu. Dane nie są wykorzystywane do celów niezgodnych z pierwotnym celem ich pozyskania.

VRC.Privacy.3 – Bezpieczeństwo i poufność
Stosowane są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, utratą lub modyfikacją, w tym kontrola dostępu, bezpieczne przechowywanie, szyfrowanie (jeżeli ma zastosowanie) oraz zobowiązania do zachowania poufności nałożone na personel i współpracowników.

VRC.Privacy.4 – Prawa i kontrola osób, których dane dotyczą
Spółka zapewnia skuteczne mechanizmy umożliwiające osobom, których dane dotyczą, korzystanie z przysługujących im praw, w tym prawa dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Zmiany dokumentu

Spółka zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszych Zasad Ochrony Prywatności. Aktualna wersja dokumentu obowiązuje od dnia jej opublikowania lub udostępnienia.